Enregistrements et transcription.

Le droit de refus est absolu et ne demande aucune justification. Dites-le avant la séance ou au moment où l'accord vous est demandé : l'enregistrement n'est pas lancé, ou il est arrêté.

Refuser n'a aucune conséquence : ni sur votre participation à l'atelier, ni sur le déroulé de l'échange, ni sur ce qui sera restitué à votre organisation. La séance se tient, les notes sont prises à la main.

Vous pouvez aussi revenir sur votre accord après coup, en écrivant à info@physicare.fr : le fichier est alors supprimé sans attendre le délai de trente jours.

Dans le cadre de l'accompagnement en santé comportementale, et afin de construire avec vous la suite des actions, PHYSICARE utilise des assistants de transcription : Gemini pour les réunions à distance, Plaud pour les séances en présentiel.

• Finalité unique : produire les comptes rendus et les synthèses anonymisées des ateliers. Rien d'autre.
• Confidentialité : vos données vocales sont strictement confidentielles. Aucun enregistrement brut n'est transmis à votre direction.
• Durée de conservation : les fichiers audio et vidéo sont supprimés automatiquement et définitivement sous trente jours après la relecture humaine de la synthèse écrite.
• Cloisonnement : les environnements de transcription sont configurés pour qu'aucune donnée ne serve à entraîner les modèles d'intelligence artificielle. Les données restent hébergées au sein de l'Union européenne.

Le détail des traitements, de leurs bases légales et de leurs durées figure dans la politique de confidentialité.

L'information ci-dessous est jointe à l'invitation de réunion ou au message de cadrage envoyé avant l'entretien. Elle est reproduite ici telle qu'elle vous est adressée.

Information sur l'utilisation d'assistants de transcription. Dans le cadre de notre démarche d'accompagnement en santé comportementale, et afin de construire ensemble la suite des actions, nous utilisons des assistants de transcription : Gemini pour les réunions à distance, Plaud pour le présentiel.

Finalité unique : générer des comptes rendus et des synthèses anonymisées de nos ateliers. Vos données vocales sont strictement confidentielles : aucun enregistrement brut n'est transmis à votre direction. Les fichiers audio et vidéo sont supprimés automatiquement et définitivement sous trente jours après la relecture humaine de la synthèse écrite. Les modèles utilisés sont configurés pour garantir le cloisonnement des données : aucune donnée ne sert à les entraîner.

Votre accord vous sera demandé de vive voix au démarrage de l'échange. Vous disposez d'un droit de refus absolu, sans aucune justification nécessaire.

L'accord est recueilli à l'oral, dans les premières secondes, pendant que l'enregistrement tourne : c'est ce qui fait que la preuve de votre accord se trouve dans le fichier lui-même, et non dans une case cochée ailleurs. Voici les formules employées.

En réunion à distance.

« Comme indiqué dans l'invitation, je viens de lancer l'enregistrement pour que notre assistant de transcription puisse structurer les notes de notre session et m'éviter de taper au clavier. Pour rappel, cet audio est purement technique, confidentiel, et sera détruit sous trente jours. Est-ce que c'est bon pour vous ? »

En présentiel.

« Avant de démarrer notre atelier de cadrage, j'active mon enregistreur. Il va nous permettre de générer la synthèse de nos échanges. Votre voix reste anonyme dans le livrable final, et le fichier audio sera supprimé dans un mois. Est-ce que vous me donnez votre accord ? »

L'accord de chaque participant est attendu avant de poursuivre. En cas de refus, même d'une seule personne, l'enregistrement est arrêté.

Une procédure qu'on ne peut pas vérifier n'est qu'une intention. Trois règles internes la rendent opposable, et elles sont écrites ici pour que vous puissiez les invoquer.

• Les quinze premières secondes ne sont jamais coupées des enregistrements ni de leurs transcriptions. C'est là que se trouvent la formule prononcée et votre réponse.
• Le consentement est tracé dans le tableau de suivi de la mission, séance par séance, en accord ou en refus.
• La suppression est enregistrée. Une fois les trente jours passés, la destruction du fichier brut est consignée avec sa date dans le même suivi.

Vous pouvez demander à tout moment ce que ce suivi porte vous concernant, à info@physicare.fr. Vos autres droits, accès, rectification, effacement, limitation, opposition et portabilité, sont décrits dans la politique de confidentialité.

Les entretiens et ateliers ont pour objet le conseil en organisation, le fonctionnement collectif et la formation. Ils ne constituent aucun acte médical, aucun diagnostic clinique, aucune consultation psychiatrique, et ne se substituent ni à la médecine du travail, ni à un médecin traitant, ni à un psychologue.

En cas d'urgence, appelez le 15 (Samu), le 112 (urgences européennes) ou le 3114 (numéro national de prévention du suicide, gratuit, vingt-quatre heures sur vingt-quatre).